par Ruth Benzekri - 1er novembre 2019

Tous les gestionnaires de ressources humaines vous le diront : un employé heureux et motivé en vaut deux! D'où l'importance de créer une dynamique d'équipe au sein de l'entreprise en instaurant un mode de gestion collaboratif qui permette à tou(te)s de s’exprimer et de rester connectés à l'ensemble des activités.

Une bonne communication interne permet d'harmoniser le travail quotidien, d’augmenter les synergies à long terme et, surtout, de prendre soin des besoins de chacun. Là où cela se complique, c'est lorsque l'équipe est localisée dans plusieurs villes – souvent en mission chez des clients ou en télétravail à la maison. Chez NUMIGI, nous avons résolu ce problème en institutionnalisant deux événements réguliers: le NUMICAFÉ et le NUMIKADEMY.

Combien de sucres, dans votre NUMICAFÉ?

Chez NUMIGI, chaque matin, toute l'équipe présente à Longueuil et à Québec se réunit pendant environ 15 minutes pour échanger sur les points forts ou faibles vécus par chacun, la planification de la semaine et l'avancée des projets. La liaison entre les deux bureaux est réalisée par visioconférence et, sauf exception, les NUMIGIENS en télétravail ou en déplacement s’y connectent également.

Chaque NUMIGIEN se doit d’avoir préparé son NUMICAFÉ, ce qui ne prend pas plus de quelques minutes. La session est structurée en 2 parties :

• D’abord, les points généraux permettant de partager des informations globales touchant toute la compagnie;

• Ensuite, un NUMITOUR de table, au cours duquel chacun prend la parole pendant quelques minutes afin de partager son moment fort et/ou d’autres sujets de son choix.

Cette réunion quotidienne ne dure jamais plus de 15 minutes! Il n'en faut pas plus, en effet, pour garder le contact et synchroniser nos visions des sujets importants du moment. Le lundi, cependant, nous repoussons cette contrainte stricte lors d’un NUMICAFE ALLONGÉ qui débute par le post mortem de la semaine écoulée.

Les sujets abordés lors des NUMICAFÉS peuvent ensuite être traités en détails lors de communications restreintes et ciblées en présence, via le clavardage et/ou la visioconférence (Google Meet).

La NUMIKADEMY mobilise les connaissances

Au-delà du quotidien, comment garder une équipe soudée et motivée? Il nous semble essentiel d’impliquer tout le monde dans le développement de nos activités internes et externes. Nous jouons ainsi à fond la carte de l’entraide, cette autre clé d'engagement et de dynamisme corporatif!

C’est ainsi que nous avons mis en place le NUMIKADEMY, notre activité dédiée au partage interne de connaissances dont voici la recette :

• Prenez une belle grande salle de réunion et rassemblez-y physiquement toute l’équipe pendant une journée complète et ce, sur base régulière (par exemple, une fois par deux ou trois mois).

• Demandez à chacun de préparer un sujet sur lequel il est plus à l'aise que d'autres et d'en faire la présentation ou la démonstration.

• Partez du principe que chaque individu apporte une valeur ajoutée et connaît probablement des outils, des méthodes ou d’autres réalités qui, une fois partagés, pourront gagner à être utilisés.

En plus d’élargir les connaissances individuelles de chacun cette activité nous permet d'identifier que telle personne est le mentor/référant naturel de tel sujet et qu'elle peut être sollicitée au besoin. Par ailleurs, ces formations créent des liens. Le partage des connaissance augmente l’empathie et valorise au final toute l'équipe!

Le NUMIDOR... vers l’infini et plus loin encore!

Ayant ainsi couvert les opérations quotidiennes et le partage des connaissances, nous n’oublions pas la période de cogitation qui a précédé la création de l’entreprise. Nous l’avons même pérennisée en créant... le NUMIDOR !

Il ne s’agit pas d’une activité ponctuelle ou récurrente mais d’un véritable projet qui se déploie tout au long de l’année. Il comporte tout de même des temps forts marqués par des journées de remue-méninges, d'échanges d'idées relatives à nos orientations stratégique et notre développement d’affaires. On discute, on sélectionne et on distribue des tâches qui donnent ensuite lieu au même suivi que n’importe quel projet.

Dans les entreprises classiques, une partie seulement des acteurs de la compagnie est conviée à cette activité prospective – généralement, les associés et, peut-être, quelques conseillers. Chez nous, elle rassemble tous les NUMIGIENS, employés comme associés, sans imposer de hiérarchie contraignante ou démobilisante. Il s’agit en fait de faire évoluer notre matrice d’affaires (Business Model Canvas) en mode participatif.